Datenschutzbestimmungen
Personenbezogene Daten für die Mitgliedschaft
Mit diesem Merkblatt möchten wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Verein informieren. Ihre Daten werden zum einen durch den Verein, aber auch durch Dritte, etwa durch die Fachverbände, in denen unser Verein Mitglied ist, verarbeitet.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten an „Joy Junger Chor Frechen e.V.“ beruht auf der von Ihnen hiermit erteilten Einwilligung und auf den Regelungen gemäß der Satzung von „Joy Junger
Chor Frechen e.V.“.
„Joy Junger Chor Frechen e.V.“ erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder unter Nutzung von Datenverarbeitungsanlagen zur Erfüllung der gemäß seiner Satzung zulässigen Aufgaben, insbesondere zur Erfüllung des Vereinszwecks. Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist für die Erfüllung der Aufgaben des „Joy Junger Chor Frechen e.V.“ zwingend erforderlich und beruht auf Artikel 6 Abs. 1 DSGVO.
Folgende Personen haben aufgrund ihrer Aufgaben im Vorstand Zugang zu den persönlichen Mitgliedsdaten und damit Anteil an der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung:
· Johannes Paul (joh.paul@gmx.de, +49 176 60877603),
· Petra Gerhardt (petra.gerhardt@netcologne.de, +49 160 3101651),
· Linda Goldmann (linda-goldmann@web.de, +49 173 6819889).
Da im Vorstand von „Joy Junger Chor Frechen e.V.“ somit weniger als zehn Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind, muss keine mit dem Datenschutz beauftragte Person bestellt werden. Die mit der Datenverarbeitung befassten Personen werden schriftlich auf das Datengeheimnis verpflichtet.
Verarbeitung der personenbezogenen Daten, Zweck der Verarbeitung und Speicherdauer
Zum Zweck der Mitgliederverwaltung, einschließlich der Erhebung der Mitgliedsbeiträge, sowie der Einladung zu Mitgliederversammlungen und Information über Aktivitäten des Chores, sind personenbezogene Daten erforderlich. Wird der Bereitstellung der Informationen nicht zugestimmt, kann eine Mitgliedschaft nicht erfolgen.
· Mit dem Beitritt zu „Joy Junger Chor Frechen e.V.“ werden folgende Daten erhoben und gespeichert: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum in den Chor, Bankverbindung, Mitgliederstatus (aktiv, inaktiv, etc.), Stimmgruppe
· An den Sängerkreis Rhein-Erft 1921 e.V., Pulheim werden folgende Daten weitergegeben (Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Eintrittsdatum).
· An den Chorverband NRW e.V., Dortmund werden im Rahmen der Bestandserfassung lediglich die Anzahl der Singenden nach Geschlecht und Lebensalter gemeldet.
· Der Mitgliedsbeitrag wird grundsätzlich halbjährlich per Lastschrift eingezogen. Hierzu ist die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandates erforderlich. Name und Bankverbindung werden an die Kreissparkasse Köln weitergegeben.
· Die genannten Daten werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben mit diesem Formular erhoben, gespeichert und verarbeitet, sowie nach Kündigung des Vertrages oder Auflösung des Chores gelöscht. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden gewahrt.
· Durch Aufnahme in den Chor JOY Junger Chor Frechen e. V., willigen Sie in die Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe der Daten ein. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
· Für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten wird das Programm „S-Verein“ genutzt. Außerhalb der Software werden personenbezogene Daten von den o.g. Personen im Zuge der Aufgabenwahrnehmung in Übersichten (z.B. Geburtstagsliste) geführt und in einem gegen unberechtigten Zugriff abgesicherten Laufwerksbereich [elektronisch] aufbewahrt.
· Für die Information der Sänger und Sängerinnen wird lediglich ein Sammel-Mailverteiler verwandt. Eine Rückverfolgung von Einzeladressen ist aus dem Sammelverteiler nicht möglich.
· Allen Mitgliedern steht offen, sich über die Plattform „WhatsApp“ an einer Social Media Kommunikation zu beteiligen und in eine Chorgruppe eintragen zu lassen. Im Falle der Nicht-Beteiligung werden diesen Personen alle relevanten Informationen individuell zugesandt.
· Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten, sofern sie nicht zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses zwingend erforderlich sind, mit Wirkung für die Zukunft, jederzeit zu widersprechen, einzuschränken bzw. einer Veröffentlichung in internen und externen Medien nicht einzuwilligen. Zudem sind Sie berechtigt, Auskunft der bei uns über Sie gespeicherten Daten zu beantragen, sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern.
Einwilligung zur Anfertigung und Verwendung von Fotos, Tonaufnahmen und Videos
Im Rahmen der Choraktivitäten werden gelegentlich durch Vereinsmitglieder oder Dritte Fotos, Tonaufnahmen und Videos angefertigt werden. Mit der nachfolgenden Unterschrift wird das Einverständnis zur Veröffentlichung im Rahmen der Vereins- bzw. Öffentlichkeitsarbeit erklärt (z.B. Homepage, Social Media, Presse). Im Einzelfall kann bei den Aufnahmen vor Ort die Zustimmung verweigert werden. Da z.B. das Pixeln einzelner Personen einer Gruppe nicht möglich ist, kann damit der Ausschluss von einer Einzelmaßnahmen oder einem Konzert unvermeidbar sein und muss dann ggf. hingenommen werden.
Durch eine entsprechende Information im Vorfeld an den Vorstand können Irritationen vermieden werden. Ein genereller Widerspruch zu der im Mitgliedsformular erteilten Zustimmung ist schriftlich oder per Mail den Vorstand zu richten (jcfrechen@gmx.de) und kann nur für zukünftige Aktivitäten gelten.
r Ich habe die beigefügten Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen und verstanden.
r Ich möchte in die Geburtstagsliste aufgenommen werden.
r Ich möchte in die WhatsApp-Gruppe aufgenommen werden.